หมวด ๒ การร บและการส งหน งส อ
ส วนท ๑ การร บหน งส อ หน งส อร บ ค อ หน งส อได ร บเข ามาจากภายนอก ให เจ าหน าท ของหน วยงานสารบรรณ กลางปฏ บ ต ตามท ก าหนดไว ในส วนน ๑. จ ดล าด บความส าค ญและความเร งด วนของหน งส อเพ อด าเนน การก อนหล ง และให ผ เป ดซองตรวจเอกสาร หากไม ถ กต องให ต ดต อส วนราชการเจ าของเร อง หร อหน วยงานท ออก หน งส อเพ อด าเน นการให ถ กต อง หร อบ นท กข อบกพร องไว เป นหล กฐาน แล วจะด าเน นการเร องน น ต อไป ๒. ประท บตราร บหน งส อตามแบบท ๑๒ ท ายระเบ ยบ ท ม มบนด านขวาของหน งส อโดย กรอกรายละเอ ยดด งน ๒.๑ เลขร บ ให ลงเลขท ร บตามเลขท ร บในทะเบ ยน ๒.๒ ว นท ให ลงว น เด อน ป ท ร บหน งส อ ๒.๓ เวลา ให ลงเวลาท ร บหน งส อ ๓. ลงทะเบ ยนร บหน งส อในทะเบ ยนหน งส อร บตามแบบท ๑๓ ท ายระเบ ยบ โดยกรอก รายละเอ ยดด งน ๓.๑ ทะเบ ยนหน งส อร บ ว นท เด อน พ.ศ. ให ลงว น เด อน ป ท ลงทะเบ ยน ๓.๒ เลขทะเบ ยนร บ ให ลงเลขล าด บของทะเบ ยนหน งส อร บเร ยงล าด บต ดต อก นไป ตลอดป ปฏ ท น เลขทะเบ ยนของหน งส อร บจะต องตรงก บเลขท ในตราร บหน งส อ ๓.๓ ท ให ลงเลขท ของหน งส อท ร บเข ามา ๓.๔ ลงว นท ให ลงว น เด อน ป ของหน งส อท ร บเข ามา ๓.๕ จาก ให ลงต าแหน งเจ าของหน งส อ หร อช อส วนราชการ หร อช อบ คคลในกรณ ท ไม ม ต าแหน ง ๓.๖ ถ ง ให ลงต าแหน งของผ ท หน งส อน นม ถ ง หร อช อส วนราชการ หร อช อบ คคล ในกรณ ท ไม ม ต าแหน ง ๓.๗ เร อง ให ลงช อเร องของหน งส อฉบ บน น ในกรณ ท ไม ม ช อเร องให ลงสร ปเร องย อ ๓.๘ การปฏ บ ต ให บ นท กการปฏ บ ต เก ยวก บหน งส อฉบ บน น ๓.๙ หมายเหต ให บ นท กข อความอ นใด (ถ าม )
๔. จ ดแยกหน งส อท ลงทะเบ ยนร บแล วส งให ส วนราชการท เก ยวข องด าเน นการ โดยให ลง ช อหน วยงานท ร บหน งส อน นในช อง การปฏ บ ต ถ าม ช อบ คคล หร อต าแหน งท เก ยวข องก บการร บ หน งส อให ลงช อหร อต าแหน งไว ด วย การส งหน งส อท ลงทะเบ ยนร บแล วไปให ส วนราชการท เก ยวข องด าเน นการตามวรรค หน งจะส งโดยใช สม ดส งหน งส อตามข อ ๑๓ หร อให ผ ร บหน งส อลงช อร บและว น เด อน ป ท ร บ หน งส อไว เป นหล กฐานในทะเบ ยนร บหน งส อก ได การด าเน นการตามข นตอนน จะเสนอผ านผ บ งค บบ ญชาผ ใดหร อไม ให เป นไปตามท ห วหน าส วนราชการก าหนด ถ าหน งส อร บน นจะต องด าเน นเร องในหน วยงานน นเองจนถ งข นได ตอบหน งส อไปแล ว ให ลงทะเบ ยนว าได ส งออกไปโดยหน งส อท เท าใด ว น เด อน ป ใด ๕. การร บหน งส อภายในส วนราชการเด ยวก น เม อผ ร บได ร บหน งส อจากหน ยงานสาร บรรณกลางแล ว ให ปฏ บ ต ตามว ธ การท กล าวข างต นโดยอน โลม
ส วนท ๒ การส งหน งส อ ๖. หน งส อส ง ค อ หน งส อท ส งออกไปภายนอก ให ปฏ บ ต ตามท ก าหนดไว ในส วนน ๗. ให เจ าของเร องตรวจความเร ยบร อยของหน งส อ รวมท งส งท จะส งไปด วยให ครบถ วน แล วส งเร องให เจ าหน าท ของหนวยงานสารบรรณกลางเพ อส งออก ๘. เม อเจ าหน าท ของหน วยงานสารบรรณกลางได ร บเร องแล ว ให ปฏ บ ต ด งน ๘.๑. ลงทะเบ ยนส งหน งส อในทะเบ ยนหน งส อส งตามแบบท ๑๔ ท ายระเบ ยบโดย กรอกรายละเอ ยดด งน ๘.๑.๑ ทะเบ ยนหน งส อส ง ว นท เด อน พ.ศ. ให ลงว น เด อน ป ท ลงทะเบ ยน ๘.๑.๒ เลขทะเบ ยนส ง ให ลงเลขล าด บของทะบเยนหน งส อส งเร ยงล าด บ ต ดต อก นไปตลอดป ปฏ ท น ๘.๑.๓ ท ให ลงรห สต วพย ญชนะ และเลขประจ าของส วนราชการเจ าของ เร องในหน งส อท จะส งออก ถ าไม ม ท ด งกล าว ช องน จะว าง ๘.๑.๔ ลงว นท ให ลงว น เด อน ป ท จะส งหน งส อน นออก ๘.๑.๕ จาก ให ลงต าแหน งเจ าของหน งส อ หร อช อส วนราชการ หร อช อ บ คคลในกรณ ท ไม ม ต าแหน ง ๘.๑.๖ ถ ง ให ลงต าแหน งของผ ท หน งส อน นม ถ ง หร อช อส วนราชการหร อ ช อบ คคลในกรณ ท ไม ม ต าแหน ง ๘.๑.๗ เร อง ให ลงช อเร องของหน งส อฉบ บน น ในกรณ ท ไม ม ช อเร องให ลง สร ปเร องย อ ๘.๑.๘ การปฏ บ ต ให บ นท กการปฏ บ ต เก ยวก บหน งส อฉบ บน น ๘.๑.๙ หมายเหต ให บ นท กข อความอ นใด (ถ าม ) ๘.๒ ลงเลขท และว น เด อน ป ในหน งส อท จะส งออกท งในต นฉบ บ และส าเนาค ฉบ บให ตรงก บเลขทะเบ ยนส ง และว น เด อน ป ในทะเบ ยนหน งส อส งตามข อ ๘.๑.๒ และ ข อ ๘.๑.๔ ๙. ก อนบรรจ ซอง ให เจ าหน าท ของหน วยงานสารบรรณกลางตรวจความเร ยบร อยของ หน งส อตลอดจนส งท ส งไปด วยอ กคร งหน ง แล วป ดผน ก หน งส อท ไม ม ความส าค ญมากน ก อาจส งไปโดยว ธ พ บย ดต ดด วยแถบกาว กาว เย บด วย ลวด หร อว ธ อ นแทนการบรรจ ซอง ๑๐. การจ าหน าซอง ให ปฏ บ นตามแบบท ๑๕ ท ายระเบ ยบ
ส าหร บหน งส อท ต องปฏ บ ต ให เร วกว าปกต ให ปฏ บ ต ตามหมวดท ๑ ส วนท ๒.๗.๑-๒.๗.๓ ในกรณ ไม ใช สม ดส งหน งส อ ให ม ใบร บหน งส อตามข อ ๑๔ แนบช ดไปด วย ๑๑. ก านส งหน งส อโดยทางไปรษณ ย ให ถ อปฏ บ ต ตามระเบ ยบ หร อว ธ การท การส อสารแห งประเทศไทยก าหนด การส งหน งส อซ งม ใช เป นการส งโดยทางไปรษณ ย เม อส งหน งส อให ผ ร บแล ว ผ ส งต องให ผ ร บลงช อร บในสม ดส งหน งส อ หร อใบร บ แล วแต กรณ ถ าเป นใบร บให น าใบร บน นมาผน กต ดไว ท ส าเนาค ฉบ บ ๑๒. หน งส อท ได ลงทะเบ ยนส ง ในกรณ ท เป นการตอบหน งส อซ งร บเข ามาให ลงทะเบ ยนว า หน งส อน นได ตอบตามหน งส อร บท เท าใด ว น เด อน ป ใด ๑๓. สม ดส งหน งส อ ให จ ดท าตามแบบท ๑๖ ท ายระเบ ยบ โดยกรอกรายละเอ ยดด งน ๑๓.๑ เลขทะเบ ยน ให ลงเลขทะเบ ยนหน งส อส ง ๑๓.๒ จาก ให ลงต าแหน ง หร อช อส วนราชการ หร อช อบ คคลท เป นเจ าของหน งส อ ๑๓.๓ ถ ง ให ลงต าแหน งของผ ท หน งส อน นม ถ ง หร อช อส วนราชการ หร อช อบ คคล ในกรณ ท ไม ม ต าแหน ง ๑๓.๔ หน วยร บ ให ลงช อส วนราชการท ร บหน งส อ ๑๓.๕ ผ ร บ ให ผ ร บหน งส อลงช อท สามารถอ านออกได ๑๓.๖ ว นและเวลา ให ผ ร บหน งส อลงว น เด อน ป และเวลาท ร บหน งส อ ๑๓.๗ หมายเหต ให บ นท กข อความอ นใด (ถ าม ) ๑๔. ใบร บหน งส อ ให จ ดท าตามแบบท ๑๗ ท ายระเบ ยบ โดยกรอกรายละเอ ยดด งน ๑๔.๑ ท ให ลงเลขท ของหน งส อฉบ บน น ๑๔.๒ ถ ง ให ลงต าแหน งของผ ท หน งส อน นม ถ ง หร อช อส วนราชการ หร อช อบ คคล ในกรณ ท ไม ม ต าแหน ง ๑๕.๓ เร อง ให ลงช อเร องของหน งส อฉบ บน น ในกรณ ท ไม ม ช อเร องให ลงสร ปเร อง ย อ ๑๕.๔ ร บว นท ให ผ ร บหน งส อลงว น เด อน ป ท ร บหน งส อ ๑๕.๕ เวลา ให ผ ร บหน งส อลงเวลาท ร บหน งส อ ๑๕.๖ ผ ร บ ให ผ ร บหน งส อลงช อท สามารถอ านออกได
ส วนท ๓ บทเบ ดเตล ด ๑๕. เพ อให การร บและส งหน งส อด าเน นไปโดยสะดวกเร ยบร อยและรวดเร ว ส วนราชการ จะก าหนดหน าท ของผ ปฏ บ ต ตลอดจนแนวปฏ บ ต น นไว ด วยก ได ท งน ให ม การส ารวจทะเบ ยน หน งส อร บเป นประจ าว าหน งส อตามทะเบ ยนร บน นได ม การปฏ บ ต ไปแล วเพ ยงใด และให ม การ ต ดตามเร องด วยในการน ส วนราชการใดเห นสมควรจะจ ดให ม บ ตรตรวจค นส าหร บหน งส อร บและ หน งส อส งเพ อความสะดวกในการค นหาก ได ตามความเหมาะสม ๑๖. บ ตรตรวจค น ให จ ดท าตามแบบท ๑๘ ท ายระเบ ยบ โดยกรอกายละเอ ยดด งน ๑๖.๑ เร อง รห ส ให ลงเร องและร หสตามหมวดหม ของหน งส อ ๑๖.๒ เลขทะเบ ยนร บ ให ลงเลขทะเบ ยนตามท ปรากฎในทะเบ ยนหน งส อร บ ๑๖.๓ ท ให ลงเลขท ของหน งส อ ๑๖.๔ ลงว นท ให ลงว น เด อน ป ของหน งส อ ๑๖.๕ รายการ ให ลงเร องย อของหน งส อเพ อให ทราบว า หน งส อน นมาจากท ใด เร องอะไร ๑๖.๖ การปฏ บ ต ให บ นท กการปฏ บ ต เก ยวก บหน งส อเพ อให ทราบว าส งไปท ใด เม อใด
แบบท ๑๒ แบบตราร บหน งส อ (ตามระเบ ยบข อ ๒) (ช อส วนราชการ) เลขร บ... ว นท... เวลา...
แบบท ๑๗ แบบใบร บหน งส อ (ตามระเบ ยบข อ ๑๔) ท...ถ ง... เร อง... ร บว นท...เวลา...น. ผ ร บ...
แบบทะเบ ยนหน งส อร บ แบบท ๑๓ (ตามระเบ ยบข อ ๓) ทะเบ ยนหน งส อร บ ว นท...เด อน...พ.ศ... เลข ท ลงว นท จาก ถ ง เร อง การปฏ บ ต หมายเหต ทะเบ ยนร บ
แบบทะเบ ยนหน งส อส ง แบบท ๑๔ (ตามระเบ ยบข อ ๘) ทะเบ ยนหน งส อส ง ว นท...เด อน...พ.ศ.... เลข ท ลงว นท จาก ถ ง เร อง การปฏ บ ต หมายเหต ทะเบ ยนส ง
แบบการจ าหน าซอง แบบท ๑๕ (ตามระเบ ยบข อ ๑๐) (ช นความเร ว) (ส วนราชการท ออกหน งส อ) ท ค าข นต น ช อผ ร บ สถานท ท ต ง รห สไปรษณ ย
แบบสม ดส งหน งส อ (ตามระเบ ยบข อ ๑๓) แบบท ๑๖ เลขทะเบ ยน จาก ถ ง หน วยร บ ผ ร บ ว นและเวลา หมายเหต
แบบบ ตรตรวจค น (ตามระเบ ยบข อ ๑๖) แบบท ๑๘ บ ตรตรวจค น เร อง... รห ส... เลขทะเบ ยนร บ ท ลงว นท หน วยร บ การปฏ บ ต